Какие документы нужно хранить?
Любой современный человек имеет массу бумажек на все случаи жизни. Но далеко не каждую из них стоит хранить.
Перечислим документы, иметь которые дома нужно обязательно:
- Список открывают паспорта и другие семейные документы. Например, завещания, свидетельства.
- Справки, доверенности, расписки и прочее, связанное с недвижимостью и транспортом.
- Грамоты, дипломы, аттестаты, сертификаты, подтверждающие наличие образования.
- Бумаги, связанные с профессиональной деятельностью: трудовые книжки, договоры, контракты.
- Результаты обследований, медицинские полисы и карточки.
- Гарантийные талоны, чеки к бытовым приборам и мебели.
- Связанные с налогами бумаги.
Отдельно можно выделить электронные документы или просто данные в цифровом формате. Как правило, они соответствуют одному из указанных выше пунктов и тоже подлежат хранению.
Как долго следует хранить бумаги?
Документы можно разделить по времени хранения. Оно зависит от срока действия каждой конкретной корочки.
- Перманентные. Такие бумаги должны находиться под рукой всегда. Это свидетельства о браке, рождении, дипломы, подтверждающие образование, медицинские данные, заверенные нотариусом сведения, завещания, пенсионные свидетельства.
- Долгосрочные. Документы на недвижимость, автомобиль и дорогие вещи. Также к ним относятся профессиональные бумаги. Сюда же можно определить чеки, квитанции. Это то, что хранится достаточно долго и остается актуальным на протяжении определенного периода времени.
- Краткосрочные. Справки об услугах врачей, юристов, учителей рекомендуется сохранять в течение трех лет. Коммунальные договоры и выписки предполагают тот же срок.
- Бесполезные. Сразу можно выбросить ненужные учебные, информационные материалы, инструкции к досконально изученным вещам, расчетные листы и прочее.
Отдельно можно отметить необязательные документы, которые, однако, имеют большое значение для их владельца. К ним относятся личные дневники, записи, фотографии и иные памятные предметы. Обычно такие вещи также хранятся долго.
Следовательно, выбросить желательно все, что не используется в текущий момент и не может пригодиться в будущем. Чтобы поддерживать порядок, требуется регулярно чистить свои «закрома» и избавляться от накопившегося мусора, одновременно разбирая действительно важные документы.
Как правило, в большинстве домов бумаги хранятся стандартно.
- Сначала документы сортируются по направлениям: домашние, рабочие, медицинские и другие.
- Затем они размещаются в подписанных папках, которые точно не дадут запутаться в бумагах.
- Получившиеся наборы кладутся в отдельный ящик или сумку. Кстати, для удобства внутри «тары» часто делаются перегородки, не позволяющие папкам смешаться. При этом надо убедиться, что место хранения недоступно для детей и животных, но расположено удобно для пользования.
Хорошей идеей будет хранить часто используемые личные документы отдельно. Паспорт, медицинская карта, ИНН и пенсионное свидетельство уютно устроятся в пластиковых пакетах, закрываемых на бегунок. Такие упаковки герметичны и сохранят содержимое в полном порядке, не дав ему, допустим, промокнуть. При этом документы, связанные со здоровьем, должны храниться максимально доступно – чтобы не терять время, если они срочно понадобятся.
Правильно всегда иметь дома ксерокопии важных бумаг. Случаи бывают всякие, и такой запас может выручить в непредвиденной ситуации.
Особо важные документы можно поместить в сейф. Современный рынок предлагает большой выбор хранилищ, так что любой покупатель сможет подобрать себе что-нибудь подходящее. Только документы в сейфе лучше держать не в пластиковых папках – при пожаре составляющий их материал плавится быстрее бумаги.
Нетривиальные способы хранения документов
Описанное кажется скучным? Не беда! Есть более интересные, удобные способы хранения бумаг.
- Доска-органайзер. Существует много вариантов такого приспособления. В простейшем виде она представляет собой панель, к которой кнопками прикрепляются бумаги. В более сложных версиях доска может иметь небольшие ящички и подвесные крепления.
- Мини-комод. Он абсолютно такой же, как и обычный комод, но гораздо меньше. В нем очень удобно хранить документы. Будучи отсортированными в разные отсеки, они никогда не потеряются! Ящики в комоде могут иметь разный размер: маленькие – для мелких бумажек, большие – для чертежей.
- Подвесной ящик. Просто небольшая коробка или корзина, прикрепленная к стене на манер почтового ящика. В такой штуке, размещенной в прихожей, удобно хранить приносимые письма и квитанции.
- Карман-конверт. Аналогичен предыдущему варианту, но представляет собой не коробку, а конверт. Прикрепить его можно к столу, холодильнику, шкафу. Позволяет хранить временно необходимые документы, не занимая ценное пространство.
- Корзина для бумаг. Нет, не мусорная – специальная, для хранения. Ставится на стол или в шкаф, может иметь несколько отсеков. Простой, недорогой, но эффективный способ хранить документы.
- Часто используемые бумаги можно держать в папке-портфеле. Она имеет ручку для переноски. Сконструирована так, чтобы документы в ней не помялись. Обычно рассчитана на бумаги формата А4. При необходимости, чтобы не тратить время на поиски нужных корочек, можно просто схватить папку-портфель и побежать по делам.
Используем цифровые технологии
Инструкции к лекарствам, приборам и оргтехнике занимают много места. Гораздо проще хранить их в электронном виде. Для этого нужно найти те же сведения в интернете и сверить их с имеющимися на материальном источнике, что убедиться в идентичности. Можно просто сфотографировать инструкции и сохранить их в папке на компьютере. Только выделить последнюю нужно так, чтобы точно ненароком не удалить. Еще одну копию получившихся файлов лучше записать на внешний носитель, например карту памяти, или отправить в облачное хранилище.
На всякий случай можно отсканировать и остальные документы. Но тогда стоит озаботиться безопасностью электронной системы от возможной хакерской атаки. Никому не понравится утечка личных данных в интернет.
Кстати, использование компьютера или мобильного телефона удобно для отслеживания сроков действия бумаг. Достаточно просто ввести нужные даты в «календарь», чтобы электронное устройство оповестило об окончании периода актуальности конкретной корочки. Затем останется лишь избавиться от ненужной бумаги.
Пожалуй, главное правило хранения документов дома звучит просто: тщательность и регулярность работы с домашними бумагами – залог того, что нужный документ не потеряется в самый важный момент.
Не все документы стоит хранить. Но существует много бумаг, которые каждый из нас должен иметь при себе. Держать их нужно в безопасных и укромных, но достаточно легкодоступных местах. Можно сделать электронные и обычные копии документов – вероятно, они пригодятся. В любом случае аккуратное хранение и тщательная сортировка бумаг помогут сохранить их в целости.
С помощью интернета мы можем решать множество проблем: записаться на прием к врачу, оплатить штраф, отправить документы в госучреждение. Но вместе с тем, бумажные документы — это важная и необходимая часть жизни. Начиная с рождения, каждый человек обрастает «бумажками», подтверждающими его личность и права. Поэтому вопрос — как хранить документы дома, всегда будет актуален.
Какие документы бывают у каждого из нас?
Семья
: паспорта, свидетельства, завещания.
Недвижимость и транспорт
: документы на квартиру, телефон, электричество, дом, дачу, машину.
Образование
: аттестаты, дипломы, сертификаты.
Работа
: контракты, пенсионные накопления, договора, трудовые книжки.
Медицина
: полисы, выписки, обследования, страховки.
Бытовые приборы, техника, мебель
: гарантийные талоны, чеки, инструкции.
Квитанции на коммунальные платежи
Прочее
: договора на оказание услуг, страховые случаи.
Как долго хранить документы?
Есть важные документы, которые нам нужно хранить всю жизнь, а есть бумаги, которые можно выбросить через пару месяцев за ненадобностью.
Документы, которые нужно хранить всегда
— свидетельство о браке и другие семейные документы, свидетельство о рождении, дипломы, сертификаты, свидетельства и аттестаты, документы об обследованиях, выписки из больницы, завещания, нотариально заверенные бумаги, документы о пенсии.
Документы на недвижимость, машину, особо важные и дорогие покупки; все документы, касающиеся работы до момента выхода на пенсию — это те документы, которые нужно хранить, пока вы владелец или пока они актуальны.
Чеки и квитанции
всех более или менее крупных покупок нужно хранить в течение 12 месяцев. Если гарантия на некоторые вещи больше одного года, сохраняйте подтверждения оплаты соответственно сроку, определенному в гарантийном талоне.
Чеки об оплате услуг адвоката, врача, педагога и пр.
необходимо сохранять на протяжении трех лет. В случае судебных разбирательств и необходимости предоставления оригинала сделайте ксерокопии чеков и оставьте их у себя. Чеки, подтверждающие оплату лечения, могут пригодиться для оформления возврата НДФЛ.
В обязательном порядке сохраняйте договора подключения всех коммунальных служб
: электричество, газ, вода, телефон, домофон, Интернет, кабельное ТВ и др. Все
коммунальные платежи
(квитанции и корешки) нужно хранить в течение минимум 3 лет, максимум — 5. По истечении этого срока от них можно избавиться.
Держите медицинские карты
всех членов семьи в доступном месте. Если вы отдаете предпочтение частным клиникам, храните корешки их квитанций не менее двух лет. Они могут понадобиться во время различных разбирательств и страховых выплат. Карту с указанием группы крови, наличия аллергии к антибиотикам и хронических заболеваний диабет нужно всегда иметь при себе. Пусть она лежит в бумажнике или правах. Карточка с вышеперечисленной информацией может спасти вам жизнь, если в результате несчастного случая вы попадете в больницу.
Избавляйтесь от ненужного сразу
По мнению Мари Кондо существует ряд документов, от которых следуют сразу избавиться по мере того, как они исполнили свою функцию:
учебный материал
, который ни разу не пригодился после посещения семинара или тренинга;
инструкции по эксплуатации
, если вы уже давно и хорошо разобрались как работает та или иная техника;
выписки по кредитным картам, чековые книжки, расчетные листы.
Термин «документы», между прочим, не включает бумажные документы, обладающие сентиментальной ценностью, например старые любовные письма или дневники.
Чтобы не было ненужных документов, система Флай Леди предлагает продумать, с какой периодичность разбирать и сортировать документы: 1 раз в день, в неделю или в месяц.
О внедрении подобного принципа в свою жизнь делится моя коллега Алёна
:
«Во время обучения системе Флай Леди, я избавилась от огромного количества ненужного, неактуального. Объем документов уменьшился в 3 раза! Теперь по понедельникам у меня день «бумажной работы». Я собираю документы, которые использовала или которые появились в течение недели, и за несколько минут решаю их судьбу — положить в папку на хранение, оставить пока в работе или выкинуть. Благодаря этой привычке они перестали нарастать огромным бумажным комом».
Как хранить и сортировать?
Сколько хозяек — столько и систем хранения. В основном, в каждой семье хранится по 2-3 папки для документов. В одной — личные документы, в другой — квитанции и гарантийные талоны.
Для каждой категории можно сделать свой отдельный органайзер для удобства хранения и быстрого поиска нужного документа. И вот примеры моих коллег и знакомых, как они хранят документы в своих домах.
Папки на кольцах с файлами
подходят для хранения большого количества бумаг, для каждого вида документов — своего цвета.
Елена:
«В одной папке сложены инструкции к бытовой технике, чек, гарантийный талон, по каждому прибору в отдельном файле. В другой — квитанции за коммунальные услуги, кредитные договора с чеками, «письма счастья» из налоговой и их оплата, там же трудовые договора мои и мужа, справки по зарплате, договора на недвижимость. Остальные документы храню в папках в ящике письменного стола»
Кстати, Елена всегда держит дома файл с копиями почти всех документов в нескольких экземплярах, что очень удобно и экономит время на случай того, если срочно понадобилась ксерокопия.
Пластиковые конверты на кнопках
— самое популярное место хранения бумаг. А если выделить для каждой категории документов свою папку и подписать, как у
Айгуль
, можно сократить уйму времени на поиски конкретной бумаги.
Личные документы каждого члена семьи удобнее хранить в п
ластиковых кармашках с застежкой ziplock.
Так делает моя сестра
Регина
. Квитанции — в файлах. Для того, чтобы они не деформировались, храните их в органайзере/папке или у их основания проделайте отверстия с помощью дырокола и вложите их в папку на кольцах.
Пластиковая папка с прикрепленными внутри файлами.
В них может быть от 10 до 100 файлов. В них удобно хранить квитанции по месяцам и годам. Такой способ использует моя коллега
Наталья.
А другие документы хранит просто в коробке из-под обуви.
В сумке для ноутбука
хранит все свои документы другая моя коллега
Алёна
. В ней несколько «отсеков» и карманов. В одном отсеке лежат медицинские документы, в другом — оригиналы документов, разложенные по видам в файлы, в третьем — ксерокопии. Загранпаспорта, медицинские книжки, аттестаты в одном из кармашков. В кладовке есть еще бумажный пакет с инструкциями к бытовой технике.
Вот еще несколько идей, как хранить документы:
Фотоальбомы и конверты — прекрасное место для хранения квитанций и чеков.
Различные подставки для бумаг будут отлично смотреться в вашем семейном архиве! Вариантов много. Выбирайте, что пришлось по душе!
Где хранить?
Для того, чтобы важные документы всегда были целы и невредимы, их нужно хранить в сухом и чистом месте, как делают члены команды «Всё на местах». Алёна
хранит в платяном шкафу,
Елена —
на полке и в ящике письменного стола.
Отмечу, что в спальне и в кабинете — самое удачное место для хранения документов, но выбирая подходящую полку или шкафчик, подумайте:
Во-первых
, удобно ли вам будет доставать все ваши документы. Совет: предупредите своих членов семьи, где лежит папка с самыми важными документами, на случай непредвиденных ситуаций, чтобы они брали ее в первую очередь;
Во-вторых
, проверьте, не находятся ли ваши документы в доступном для маленьких детей и домашних животных месте. Совет: храните всё, что для вас ценно на верхних полках или там, где их можно запереть на замок.
После многочисленных попыток сына добраться до наших важных бумаг, я убрала всё на верхнюю полку шкафа в спальне. В трех папках храню — личные документы каждого члена семьи, документы на недвижимость и транспорт, квитанции и ксерокопии. Гарантийные талоны, без инструкций к эсплуатации, держу в файле в ящике письменного стола.
Я предпочитаю хранить вертикальным способом, всё под рукой и на виду. Один минус — если папка не жесткая, то она и лежащие в ней бумаги могут деформироваться. Поэтому если выбираете такой метод хранения, то присмотритесь к подобным подставкам.
Одно но: Регина, владелица документов с предыдущего фото, хранит органайзер с документами в спальне, на полке книжного стола. Повторюсь, этот вариант не подходит тем, у кого есть маленькие дети. И лучше держать документы подальше от прямых солнечных лучей, т.к. это может привести к высвечиванию и раннему старению бумаги.
Одно из решений для того, чтобы хранить документы — это хранить бумаги в коробках. Однако, так может появиться соблазн свалить в них все документы без разбора. Для удобства разложите всё по файлам или зафиксируйте стопки скрепками, как делает это Наташа
.
Непредвиденные ситуации
Самые важные документы лучше хранить в специальном огнеупорном ящике или в сейфе. Среди опрошенных мною хозяек сейф есть у двоих. У одной моей коллеги сейф не подходит для постоянного хранения документов (из-за размеров). Но когда они с семьей уезжают больше, чем на несколько дней, то она перекладывает папку с самыми важными документами в сейф. У другой хозяйки, напротив, сейф вместительный, но она не хранит там документы, которые используют чаще всего (личные документы, медицинские карты и т.д.). В нем хранятся бумаги на недвижимость и транспорт, аттестаты и дипломы.
Считается, что самое надежное место, в котором следует хранить важные документы, семейные архивы и ценности — это банковская ячейка или депозитарий, особенно если вы снимаете квартиру или живете в общежитии. Но думаю мало, кто так делает. Конечно, можно по старинке сделать ксерокопии и отдать их на хранение ближайшим родственникам. Но если вы предпочитаете идти в ногу со временем, то лучше выбирайте облачные хранилища данных, вроде Google Drive, Dropbox, iCloud, Evernote, ЯндексДиск, Облако @mail.ru. Естественно, речь идет о скан-копиях. Кроме того, этот способ идеален для хранения чеков, от банковских до магазинных, которые имеют тенденцию со временем выцветать.
Надеюсь, что предложенные варианты хранения документов окажутся вам полезными. Поделитесь в комментариях, как вы храните документы дома в наших группах
Здравствуйте, мои дорогие читатели и гости блога! Сегодня мне хотелось бы рассказать вам, как навести порядок в домашних документах и организовать удобное их хранение. Бывает так, что срочно понадобиться справка, придешь домой и не знаешь куда сунуться, чтобы найти свидетельство или другой документ в горе бумаг. И чтобы таких случаев с вами никогда не случалось, давайте разберем пошаговый план, который в конечном итоге обеспечит вам порядок в домашнем архиве.
Все домашние документы всегда должны быть в порядке даже не из-за того, чтобы вы могли в любой момент найти нужную вам бумагу, в первую очередь это безопасность. Ценные бумаги должны храниться вдали от посторонних глаз, а их порча или утеря обещают вам беготню по государственным учреждениям и инстанциям. Восстановление может занимать длительное и неопределённое время, а вот нервов вы потратите больше чем денег на штрафы.
Еще бывают очень опасные случаи, например, пожары, наводнения и другие ЧП, когда срочно необходимо покинуть дом. В таких ситуациях обычно люди в первую очередь из всего имущества хватают документы и деньги. Ну а если они будут валиться неизвестно где, то и можно вообще оставаться без них. Поэтому давайте раздеремся в этом вопросе подробнее.
Моя система хранения документов: нет бардаку:)
В каждой семье есть определённое количество нужных или не очень нужных документов, бумажек, квитанций и прочей бюрократической макулатуры, которая с различной периодичностью требуется в тех или иных инстанциях.
Чтобы не тратить уйму времени на поиски необходимого документа, чтобы ваш аттестат зрелости или диплом о высшем образовании не стал полотном для очередного шедевра юного художника, и чтобы перед долгожданной поездкой пёс не полакомился парочкой страниц из загранпаспорта – документы нужно где-то хранить, а ещё лучше каталогизировать.
Я хочу рассказать о своей системе хранения документов, которая за год своего существования, при минимальных усилиях, не превратилась в свалку, в отличии от своих предшественников под названием «полочка для важных документов» или «сумочка для важных документов»)))
Как обычно, ничего сверхсложного, всё просто и гениально. А уж для тех, кто когда-либо сталкивался с хранением офисной документации и подавно. Нужно просто взять две папки со скоросшивателями, десятка два файлов, лист бумаги, маркер и двухсторонний скотч. Найти часа 2, года вас никто не будет отвлекать и разобрать уже наконец всю кипу бумаг.
Прикидываем основные категории, на которые вы хотели бы разделить документы и подписываем файлы интуитивно понятными заголовками. (приклеиваем бумажки на двухсторонний скотч)
Причём, чем более мелкие категории вы возьмёте, тем будет лучше. Если просто сделать файлик с названием “Здоровье”, то каждый раз, чтобы найти мед. страховой полис кого-нибудь из членов семьи, вам придётся перебирать множество бумаг У нас файлики, посвящённые здоровью есть у каждого члена семьи, включая собак))
Иногда, когда утром нет времени искать нужный документ, но в течение дня мне понадобится, например, что-то из автомобильной папки, я просто забираю с собой весь файл, а вечером возвращаю его обратно.
Совершенно кайфовый файлик под названием “Фотографии”. Каждый раз, когда нужна очередная, фотография на документы, мы точно помним, что она где-то должна быть, но найти не можем. И снова идём фотографироваться.))) Здесь же всё на месте
К внутренней стороне папки я приклеила конверты, куда сложила загранпаспорта, сберкнижки, пластиковые карточки
Конечно, как любому нормальному человеку, мне жутко лень каждый раз раскладывать вновьприбывшие бумажки по соответствующим файликам.)))) Я просто складываю их на полочку рядом, а когда наберётся штук 10-15 раскладываю все одним махом
В идеале такие папки должны храниться в сейфе. У нас лежат в шкафчике, куда не имеет доступ ни ребёнок, ни собаки)
Одно дело, навести порядок и совсем другое дело его поддерживать.Эти папки я сделала в мае 2011 года, точнее тогда папка была только одна, за год количество документов выросло и я сделал две.
За год существования этих папочек, они сохранились в первозданном виде. Пару месяцев назад мне показалось, что всё снова перепуталось, и на полках снова воцарил хаос.
Но, начав разбираться с удивлением обнаружила, что через 20 минут всё вновь было приведено в идеальный порядок.
А как вы храните документы?)
Здравствуйте дорогие Super-мамочки.
Вы супер, потому что очень много делаете для своей семьи и для своих детей. И нет никого лучше вас.
Но когда вы берете на себя абсолютно все – вы устаете. И иногда вам нужно развеяться, расслабиться, хоть ненадолго оставить домашние дела и хлопоты.
В этом вам могут помочь два эффективных инструмента тайм менеджмента – это делегирование и совмещение.
Совмещение позволит вам делать два дела одновременно, что может высвободить для вас время на что-то приятное для себя или на дополнительный отдых.
Например, вы можете кормить одного ребенка грудью, и в это же время рассказывать сказку второму. Во время уборки или прогулки с коляской, вы можете слушать аудио книги по интересным вам темам.
Так же во время прогулки вы можете зайти в магазин за продуктами. Вариантов много. Вам надо найти свои.
Делегирование – это, как вы знаете, перепоручение дел другим людям. За продуктами можно отправлять папу или старших детей. Цветы поливать могут детки от 3х лет. На прогулку можно отправить ребенка с бабушкой.
И сегодня ваша задача в Своем
распорядке дня, учитывая
Ваши
семейные обстоятельства найти способы совмещать свои дела или делегировать их кому-либо. Вспомните всех к кому вы можете обратиться за помощью – дети, мужья,бабушки, соседи, родственники, подруги, няни на час и тд.
Важный момент – если вы хотите получать помощь от других людей – просите их об этом
. Ведь они могут просто не догадываться что вам это надо, и не смогут почувствовать вашу усталость. А раз вы не просите, значит, сами хорошо со всем справляетесь.
Философствовать и отнимать ваше время больше не буду.
Приступайте к выполнению задания.
Задание для отчета. 1. Возьмите свой план на сегодняшний день и проанализируйте каждый
пункт, ответив на 3 вопроса. Что будет, если я не сделаю это? С чем я могу это совместить?
Кто это может сделать за меня?
2. Вспомните, какие у вас еще есть дела, которые вы сможете перепоручить или совместить. Как и когда вы это сделаете. 3. Обязательно придумайте, на что вы потратите освободившееся время, так чтобы оно принесло вам максимальную пользу. 4. Напишите, что и как у вас получилось.
С уважением Светлана Пичугина.
Page 3
maria_malena [uspevai_s_detmi] У меня есть проблема.Точнее, была до последнего времени.Мне никак не удавалось сделать себе органайзер или календарь со списком дел – так, чтобы мне было удобно.
В айфоне мне не нравится, в компьютере совсем не нравится, ежедневник – не наглядно, бумажки над столом – не структурированно:)А план должен быть перед глазами всегда – у меня очень напряженный график, ничего нельзя забыть. В отчаяньи сделала себе вот такой планировщик. Не высокохудожественно, и, возможно, изобрела велосипед.
Зато для меня это практически идеальный вариант. Две недели с ним живу – не нарадуюсь.Даты на маленьких post-it. Планы на больших.Не успеваю сделать дело сегодня – переклеила на завтра.Как вариант – можно делить, скажем, личные и рабочие планы по цвету. Я планирую завести себе бумажки разных цветов для разных проектов.
Например, копирайтинг – розовые, консультации и семинары – желтые, бижутерия – оранжевые. Если какой-то цвет исчезает из планировщика – сразу видно, что провисает. Можно носить с собой в сумке блок бумажек, записывать, дома расклеивать.Если в планах поездка – можно сразу записать адрес в планировщик, потом просто снять бумажку и поехать с ней.
Короче, заменитель электронного планировщика для тех, кто типа меня – терпеть не может электронных планировщиков:)Принимаются варианты – как сделать то же самое, но более экологично.
Мне посоветовали вот такую маркерную доску, но для меня она маловата.
Источник: https://uspevai-s-detmi.livejournal.com/335896.html
Хранение документов в доме
В первую очередь вам необходимо оценить ситуацию – в какой степени запущенности у вас домашний офис. Бывают хозяйки, которые складируют буквально каждую бумажку, чеки на продукты и справки. Но у каждого документа есть свой срок давности – от 2 – х недели и до бесконечности.
Когда я попыталась разобраться в данном вопросе, то столкнулась с противоречивой информацией, касающейся выписок, справок, деклараций. Поэтому не потрудитесь и уточняйте срок хранения документов у тех, кто непосредственно их выдает.
Но конечно, документы на квартиру, удостоверения, ИНН, паспорта должны быть в сохранности постоянно. Кстати, иногда на справках и бумагах пишется срок, в течение которого они будут иметь правовую или юридическую силу.
Что касается чеков на приобретаемую бытовую технику, тут все проще. Они будут действовать только в период гарантийного обслуживания. Но специалисты в этой области все же рекомендую беречь их все время, до тех пор, пока вы не выкинете ее. Это касается в первую очередь крупной техники, например, дорогих телевизоров, холодильников, станков и так далее.
Квитанции об оплате я лично по совету юриста храню 3 года, хотя мне кажется и этого многовато. Но куда деваться, в жизни всякое бывает. В общем, что хочу сказать. Позаботьтесь о целостности и безопасности ваших документов и подойдите к этому с умом.
Как я организовала хранение документов у меня дома
Осенью 2020 года я проходила обучение на курсе «Профессиональный организатор пространства» у Юлианы Мызниковой.
Одно из заданий курса было таким: нужно было организовать хранение какой-нибудь категории вещей.
Я выбрала организацию полки с документами, на момент прохождения тренинга — это была моя самая «больная» тема.
1 шаг — оценка и план
Сначала я составила для себя опросник и ответила на него, вот например, несколько вопросов и ответов из него:
Зачем вам организация?
Чтобы в моем доме было уютно и красиво всем, а также было удобно найти нужную вещь быстро всем членам семьи.
Как давно у вас беспорядок?
Беспорядок в документах где-то примерно год – постепенно накопился после рождения 3го ребенка, до этого все было организовано тщательно.
Что является препятствием на пути к сохранению порядка на ваш взгляд?
Отсутствие свободного времени у мамы и не до конца продуманная система хранения вещей.
Семья прикладывает усилия, для сохранения порядка?
С бумагами порядок навожу только я, муж по мере использования возвращает бумаги на место, но не всегда.
Есть ли у вас какие-либо особые потребности к организации?
Чтобы документы можно было легко найти и мне и мужу
Какая организация в вашем доме хорошо работает?
Ранее, когда я раскладывала все входящие документы вовремя – эта система работала хорошо. Все по папочкам. Папочки подписаны. Одна отдельная папка с самыми важными документами.
Что работает плохо или совсем не работает?
Отдельная временная папка для складывания входящих документов, она стала постоянным складированием всех документов за год.
Что хотите получить в итоге?
Хорошо упорядоченную систему хранения документов, в которой легко найти нужный документ, как мне самой, так и мужу и любому другому родственнику.
Какие сложности ожидаются?
- Документы не разобраны за целый год
- Документы хранятся не в одном месте
- У меня есть годовалый ребенок, который может разорвать все документы, если делать организацию при нем (средний ребенок тоже может проявить интерес к происходящему и начать «помогать» маме.
Как их можно преодолеть?
Заниматься организацией этапами, когда дети или спят или находятся вне дома (гуляют с папой или бабушкой, находятся у бабушки в гостях, находятся в другой комнате)
Далее я составила подробный план организации, опираясь на ответы опросника. Определила сроки выполнения каждой задачи, соотнесла план с имеющимися в наличии организационными материалами и бюджетом.
У меня были в наличии следующие организационные материалы:
- несколько папок с файлами,
- три канцелярских папки с кольцами,
- несколько скоросшивателей,
- большая папка на замке для важных документов,
- много файлов,
- папки пластиковые разных цветов и размеров,
- наклейки для идентификации,
- один пластиковый органайзер.
Мне осталось купить соответственно моему плану три больших картонных органайзера, что я и сделала.
2 шаг — сортировка документов по категориям
Сначала я прописала возможную сортировку на бумаге, соотнесла с имеющейся структурой, поменяла совсем немного.
Сделала это без перфекционизма: достаточно подробно, но на простом листе в тетрадке за 2 минуты.
Вот как это выглядело:
Потом я приступила к оценке объема работ.
Вот фотографии того, что мне требовалось разобрать:
Да, бумаг у меня всегда было много: семья большая, направлений, по которым лично мне надо хранить бумаги было и есть достаточно много.
3 шаг — минимизация
Список быстрой утилизации документов:
- нежелательная почта – такой не было
- рекламные каталоги – выбрасываю сразу
- объявлений и рекламные буклеты – выбрасываю сразу
- журналы старше двух месяцев, если в планах нет сбора коллекции для возврата к нужным публикациям – есть одна коллекция у меня и одна у мужа, коллекции организованы хорошо. Журналы периодически пересматриваем.
- Просроченные купоны, гарантии, приглашения – нет таких
- Руководства по эксплуатации техники, которой больше не существует, либо окончательно сломана – пересмотрела, таких руководств не оказалось
- Важные документы, по которым истек срок хранения – таких оказалось достаточно много
- Отработанные документы – таких оказалось тоже много
4 шаг — разложить все по местам и 5 шаг контейнеризация
Все оставшиеся документы я разложила на 3 части:
- документы, которые я ношу всегда с собой
- самые важные документы, которые мы забираем с собой в экстренной ситуации
- остальные документы
Документы, которые всегда со мной, я поместила в небольшую зеленую пластиковую папку.
В этой папке я отдельно разложила по трем голубым файлам документы по каждой дочке отдельно.
В основном я беру эти документы с собой, когда езжу куда-то со всеми дочками.
Но могу взять и документы только по одной из дочек. Теперь это сделать очень легко и быстро.
Самые важные документы, которые мы забираем с собой в экстренной ситуации.
До начала организации они хранились все в одной папке на замке и выглядело это вот так:
Документы были все вместе, но искать нужные документы в этой папке было не очень удобно.
Я рассортировала эти документы внутри папки на несколько категорий.
Каждую категорию поместила в пластиковую папку своего цвета, папку подписала.
После этого уже все папки поместила все в ту же большую папку на замке, которую легко взять с собой в экстремальной ситуации (пожара, например).
Получилось очень здорово. Поиск нужного документа теперь осуществляется менее, чем за минуту. Причем не только мной, но и мужем.
Остальные документы я также рассортировала по категориям и поместила по отдельным папкам разного формата.
Папки, чтобы не падали, я поместила в большие картонные органайзеры.
В итоге моя полка с документами стала выглядеть вот так:
Отдельно я уделила внимание организации хранения журналов, вырезок и распечаток по видам хобби. Я очень люблю рукоделие и уделяю ему достаточно много времени.
Я организовала хранение по видам: для шитья, для плетения и вязания на вилке, вязания крючком, вышивки, разные другие виды рукоделия (квиллинг, скрапбуккинг и т.д.)
Все поместила по отдельным папкам, все подписала с помощью специальных наклеек.
Вот как это стало выглядеть в итоге:
Шаг 6 — утилизация
Все бумаги, от которых нужно было избавиться, я сразу сортировала на три части ещё во время второго шага:
1) Оборотки для рисования для детей, я сразу же помещала детям в специальный органайзер в их комнате,
2) Бумаги на растопку на дачу или для сбора макулатуры в школе – упаковала эти бумаги в большой пакет, который мы увезли на дачу.
3) Некоторые важные документы с подписями я разорвала на мелкие части и выбросила в мусорное ведро.
Шаг 7 — составление плана дальнейшего поддержания порядка
После окончания разбора всех бумаг, я создала буферную папку для счетов и бумаг для сортировки.
Поместила эту папку на свой рабочий стол. Чтобы папку было удобно хранить, я приобрела специальный удобный органайзер для своего рабочего стола.
В нем я теперь храню документы для сортировки, а также свой ежедневник и некоторые книги и тетради для ежедневного использования.
Я определила, что буду разбирать буферную папку минимум 1 раз в месяц, в идеале 1 раз в неделю (две).
Чтобы не пропускать время разбора, я назначила конкретный день и время для разбора бумаг.
Если я буду разбирать 1 раз в месяц, то мне это удобно делать после оплаты счетов, то есть после 10 числа.
Если я буду разбирать документы 1 раз в неделю, то мне удобно разбирать документы по средам.
Пока вот уже несколько месяцев мне удается придерживаться такого порядка.
Правда пока я разбираю документы не еженедельно, но раз в месяц 11 числа.
Ещё важный момент нужно не забывать осуществлять контроль документов на входе: то есть сразу выбрасывать ненужные.
Чеки мы с мужем выбрасываем сразу, как заносим их в специальную программку. Остальные бумаги я отслеживаю примерно раз в день, когда сажусь за рабочий стол.
Пока все документы в порядке. Получившаяся система работает хорошо! И это здорово!
Вот так вот я организовала хранение документов у себя дома. А как Вы храните свои документы?
Как навести порядок в документах?
Шаг 1. Соберите все бумаги в кучку.
Оцените сложность всей ситуации. Лично у меня все домашние документы занимают среднего размера коробку. Ничего лишнего нет.
- документы на квартиру
- медицинские док-ты
- налоговые
- кредитные
- квитанции об оплате
- чеки и гарантийные талоны и так далее
Можно распределить их относительно принадлежности к членам семьи (документы мамы, папы, детей и так далее). Общие также сориентировать, как в предыдущем примере.
Главное, чтобы вам было удобно и в любой момент могли найти ту бумагу, которая понадобиться. Сортировку следует совместить с и выкидывание того, что уже не нужно. Что-что, а вот рекламные листовки, брошюры стоит немедленно отправить в мусорное ведро.
Если у вас на этот счет есть сомнения, отложите в сторонку бумаги. При первой возможности узнайте их срок хранения. Что касается визиток, то они могут быть помещены в специальный органайзер или небольшую коробочку.
Шаг 3. Выбор способа хранения.
Как правило, чаще всего для хранения документов в доме используют папки с файлами. Они могут вставляться отдельно или уже быть едиными с обложкой. Такой способ организации бумаг очень удобен. Вы можете купить несколько подобных папок и каждую из них присудить одной из категорий (налоговые, медицинские документы и так далее).
Не хуже справиться с данной задачей способны папки-портфели. В них удобно не только хранить документы, но и брать с собой.
Как правило, на таких органайзерах есть небольшое место, где существует возможность сделать подпись. Тогда вы точно не перепутаете ее с другими категориями. А еще лучше каждому типу бумаг присвоить свой цвет. Например, документы на дом находиться в красной папке, медицинские справки, карты и так далее в зеленой, налоговые бумаги – в голубой.
Еще один способ организовать хранение документов в доме – картотеки с перегородками. Бумаги в этом случае в основном могут находиться в файлах или тонких папках – скоросшивателях. При этом сортировщиком выступают специальные пластины с выступами, где можно подписывать типы документов. Такие приспособления стоят недешево. Но их можно и сделать своими руками. Например, в качестве разделителей взять плотный цветной картон и вырезать выступ. Таким образом, вы не только организуете хранение своих домашних бумаг, но и сэкономите деньги.
Ну и последний вариант, который мне хочется вам предложить – это коробки. В принципе можно те же папки и файлы складывать в них, то есть совместить несколько способов хранения. Но я сейчас говорю немного о другом. К примеру, письма, квитанции об оплате имеют не совсем стандартный формат, когда не особо они вписываются в размер папки, особенно при их большом количестве. Тогда на помощь придут простые небольшие коробочки. В них очень удобно складывать небольшие документы.
Шаг 4. Пришло время подумать о месте для ваших ценных бумаг.
В первую очередь оно должно быть недоступным для чужих людей и гостей. То есть скрытое от посторонних глаз. Это может быть антресоль, верхняя полка над рабочим столом, сейф или выдвижной ящик, желательно закрывающийся на ключ. Для тех, у кого есть дети, стоит также задуматься, не смогут ли малыши добраться до ценных бумаг. Ведь они – любопытный народ, и везде могут применить свои ручонки.
Не стоит также выбирать солнечные места, хоть и недоступные детям. От влаги и солнца бумаги могут выцвести и испортится.
И еще один нюанс, о котором я забыла упомянуть. Заведите папку, где будут храниться все ксерокопии самых важных документов, например, паспорта, страхового полиса, пенсионного удостоверения, документов на квартиру и так далее. Если вам срочно понадобятся копии, а под рукой не окажется ксерокса, времени будет в обрез, то вас спасет эта хитрость.
Ну и последнее, не тяните с той кучкой бумаг, которая вызвала у вас сомнения относительно срока хранения. Как только вы разберетесь с эти делом, тут же разложите их по местам. Ведь теперь у вас хранение документов дома организованно на высшем уровне!
А как вы скрадываете бумаги? Делитесь своими секретами! Оставляйте комментарии! До новых встреч!
На протяжении жизни у каждого из нас накапливается огромное количество документов – личные документы, домашние документы, семейные документы. Большинство из них мы должны хранить и тщательно беречь, потому что время от времени они нужны для оформления новых бумаг в тех или иных инстанциях. Личные и семейные документы восстанавливать трудно, долго и сложно, поэтому каждая семья придумывает свою систему организации личных документов. Как организовать хранение документов дома?
Электронные копии документов
В наш век компьютерных технологий создать электронный аналог личной документации — дело пяти минут. Отсканируйте страницы вашего паспорта, ИНН и прочих документов — и они всегда будут у вас под рукой. Затем можно скинуть документы на флешку и брать с собой вместо кипы бумаг. Ещё удобнее тот вариант, когда сканы документов хранятся у вас на электронной почте. Таким образом, у вас будут на руках все необходимые документы в любой точке земного шара, где возможно подключиться к интернету.
Но у этого способа есть один серьёзный недостаток: если случится неприятность и вашу электронную почту взломают, злоумышленники смогут воспользоваться и вашими документами. Поэтому нужно особенно тщательно отнестись к выбору пароля.
Теги: хранение вещей, полезные советы, домашнее хозяйство, документы
КАКИЕ ДОМАШНИЕ ДОКУМЕНТЫ МЫ ДОЛЖНЫ ХРАНИТЬ?
Прежде всего, имеет смысл все документы достать и придумать для себя систему категорий, по которым можно все документы рассортировать.
Например:
- личные документы: паспорт, пенсионное свидетельство, ИНН (индивидуальный номер налогоплательщика, свидетельство о рождении, дипломы, сертификаты и иные удостоверения личности)
- семейные документы: свидетельство о браке, рождении.
- рабочие документы: трудовая книжка, резюме, трудовой договор.
- медицинские документы: полис ОМС, полис ДМС, пенсионное, справки.
- документы на недвижимость: документы на квартиру, акт купли-продажи, договор об аренде.
Вы можете выбрать вариант сортировки по членам семьи: мама, папа и ребенок или любой другой способ. Таким образом у вас сформируется несколько стопочек. Теперь документы уже внутри категорий можно отсортировать по степени их необходимости в быту или по срокам истечения их давности. Например
, справка о несудимости, которую требуют на многих местах работы, действует только в течение года. Важно, чтобы на все основные документы у вас были копии, которые можно хранить в отдельной папке. Лучше даже, чтобы копии основных документов находились вне дома (например, у родителей). Наличие копий существенно облегчит восстановление документов, если что-нибудь случится с оригиналами.
Храните документы вдали от солнечного света и источников влаги, чтобы они не пострадали с течением времени
Рассортируйте документы
главные (паспорта, свидетельства о рождении и браке, удостоверения личности и т.д.)
образование (дипломы, сертификаты, грамоты)
здоровье (медицинские карты, полисы, справки)
автомобиль (страховка, сервисные книжки, чеки из автомастерских)
работа (трудовая книжка, резюме, договоры с работодателями)
недвижимость (документы на квартиру, платежки, договор об аренде)
бытовая техника (инструкции, чеки, гарантийные талоны).
главные (паспорта, свидетельства о рождении и браке, удостоверения личности и т.д.)
Сохраните ссылку прямо сейчас, чтобы не забыть
КАК ОРГАНИЗОВАТЬ ЛИЧНЫЕ И ДОМАШНИЕ ДОКУМЕНТЫ?
Могут выручить: папки, скоросшиватели, пластиковые или бумажные конверты и файлы, коробки и другие аксессуары. Но каждый из них неудобен по своему.
Мы предлагаем , чтобы хранить документы дома в порядке, избежать путаницы и лишних поисков.На создание такого органайзера нас как-раз и вдохновила путаница и неразбериха в домашних документах, бесконечные поиски, вопросы у домашних. Чтобы создать папку «Дела семейные», мы рассчитывали количество документов в семье из трех человек, затем долго проектировали и создали папку на молнии, где есть место для каждой официальной бумаги.
Ведь с каждым же бывает, что берешь документ в руки, понимаешь, что он должен быть под руками, потому что скоро понадобится и придумываешь для него надежное место, о котором обязательно вспомнишь. Проходит время, документ понадобился и начинаешь судорожно вспоминать какое же надежное место придумал, чтобы документ ждал своего часа.
ЧТО ПРЕДСТАВЛЯЕТ ИЗ СЕБЯ ПАПКА ДЛЯ ХРАНЕНИЯ ДОМАШНИХ ДОКУМЕНТОВ «ДЕЛА СЕМЕЙНЫЕ»?
- материал — натуральная или искусственная кожа на ваш выбор;
- разные цветовые варианты;
- размеры папки: 34 х 26 х 4 см;
- в комплект к папке входят плотные пластиковые файлы, сделанные на заказ специально для нас (18 вкладышей для документов разного формата);
- на каркасе папки с внутренней стороны сделаны специальные кармашки для документов небольшого формата, а также для карточек, визиток, sim-карт и usb-карты (на которой можно сохранить отсканированные документы).
КАКИЕ ДОСТОИНСТВА У ДОМАШНЕГО ОРГАНАЙЗЕРА «ДЕЛА СЕМЕЙНЫЕ»?
- удобный формат — в отличие от коробки, такая папка легко поместится в ящик стола или комода;
- закрывается на молнию;
- прочный каркас папки создает дополнительную защиту для домашнего архив;
- для каждого документа свой кармашек, поэтому нужный документ легко найти;
- в комплект входят прочные пластиковые вкладыши разного формата в соответствии с имеющимися основными документами. Вкладыши выполняются на заказ и в отличие от обычных файлов, их размер позволяет вмещать заламинированные документы;
- кроме вкладышей, с внутренней стороны папки сделаны специальные карманы разного формата для хранения наиболее важных документов;
Как говорится: Без бумажки — ты букашка. Поэтому у каждого дома хранится масса самых разнообразных документов — от квитанций за оплату услуг до свидетельств, подтверждающих права собственности. В этой статье я попыталась разобраться, как хранить важные бумаги без ущерба для своего пространства.
Как бы мы ни старались избавляться от ненужных документов вовремя, все равно постоянно приходят какие-то выписки, гарантийные талоны , чеки, извещения, и без определенного порядка количество бумаги зашкаливало бы. Следовательно, нужна
система хранения документов, которая позволит:
- Хранить важные документы удобно
- Избавиться от гор ненужных бумаг
- Исключить их утерю.
Хранение важных документов по видам
Для того, чтобы понять, как и что нам лучше хранить и упорядочивать, рассмотрим несколько классификаций документов
, с которыми мы можем работать. Одна из таких классификаций делит все документы тематически.
- Семья
(паспорта, свидетельства, завещания) - Недвижимость и транспорт
(документы на квартиру, телефон, электричество, дом, дачу, машину) - Образование
(аттестаты, дипломы, сертификаты) - Работа
(контракты, пенсионные накопления, договора, трудовые книжки) - Медицина
(выписки, обследования, страховки) - Гарантийные талоны
и чеки - Прочее
(договора на оказание услуг, страховые случаи).
Каждую папку можно разделить по жильцам
квартиры, если документов действительно много и так будет удобней.
Документы по долгосрочности хранения
Есть важные документы, которые нам нужно хранить всю жизнь, а есть бумаги, которые можно выбросить через пару месяцев за ненадобностью. В зависимости от этого, определенные папки приходится чаще перебирать, чтобы избавиться от лишнего.
- Документы, которые нужно хранить всегда
(свидетельство о браке и другие семейные документы, свидетельство о рождении, дипломы, сертификаты, свидетельства и аттестаты, документы об обследованиях, выписки из больницы, завещания, нотариально заверенные бумаги, документы о пенсии). - Документы, которые нужно хранить, пока вы владелец или пока они актуальны
(документы на недвижимость, машину, особо важные и дорогие покупки; все документы, касающиеся работы должны храниться до момента выхода на пенсию)
Счета на покупку ценных вещей
лучше хранить пока вы являетесь их владельцем. В случае кражи, несчастного случая или капризов природы эти документы послужат вам доказательством для получения компенсации.
Рекомендуется также особо ценные предметы сфотографировать
и хранить их снимок.
- Документы,которые нужно хранить более года
(некоторые гарантийники, справки, чеки, медицинские документы, выписки) - Документы, которые можно хранить до года
(гарантийники , справки, чеки, некоторые договора).
Система хранения документов по частоте использования
Документы, которыми вы крайне редко пользуетесь можно сложить отдельно и убрать в другое место, чтобы они не попадались под руку.
- Бумаги, которые нужны от 2 до 5 раз в год
(медицинские документы, страховка) - Документы, которые нужны реже 1 раза в год
(гарантийники , договора) - Документы, которые всегда должны быть под рукой
(паспорта, документы на машину).
Наводим порядок в документах: Сохранить vs . выбросить
Таким образом можно завести где-то 4 папки и в каждую положить по 2 другие для документов, которые будут храниться свыше года и для краткосрочного хранения. Папки для краткосрочного хранения можно перебирать пару раз в год и выбрасывать все лишнее.
Перестрахуйтесь
Конечно, самые важные документы, такие, как права на собственность, свидетельства о рождении и паспорта лучше хранить в специальном огнеупорном ящике
. Если такого нет и завести его не представляется необходимым, можно просто хранить важные документы
в сухом чистом месте
недоступном для тех, кто может что-то с ними сделать.
Подсказка:
Отсканируйте или сфотографируйте все важные бумаги и храните их копии в облаке на всякий случай.
Храните документы стильно
Если вы храните документы в открытом месте
, можно приобрести для них стильные папки, мягкие или жесткие. Мы семья молодая, поэтому бумаг у нас пока не так много. Одно время мы хранили их в деревянных лотках, потом купили жесткие картонные в IKEA. Так нам проще добраться до необходимых бумаг и такая система хранения документов не вредит дизайну нашей квартиры.
Для хранения всех бумаг нам понадобилось 4 лотка. В каждом стоит еще 2-3 папки.
- Текущие документы
, которые должны быть под рукой (договора на ближайшее время, паспорта, извещения) - Документы на недвижимость
и бумаги, связанные с
образованием
. - Медицинские документы
, страховки. - Гарантийники
и договора.
Все остальное успешно хранится в электронном виде
.
Также, чтобы упорядочить хранение документов, можно приобрести в магазине канцелярских товаров пластиковую папку с прикрепленными внутри файлами. В них может быть от 10 до 100 файлов. Если документов много, папок может быть несколько.
Где хранить документы дома
Держатель для бумаг пригодится для хранения памятных бумажных вещиц, а также для бумажек с нужными телефонами или записок-подсказок.
Держатель может быть выполнен как в лаконичном, так и в затейливом духе, поэтому станет прекрасным элементом декора для комнаты.
Организация хранения бумажных документов никогда не была моим коньком, так как возня с разного рода и степени важности бумажками нагоняет на меня тоску. Однако с каждым годом, кажется, их количество удваивается и никуда от них не денешься, так что я решила, не откладывая в долгий ящик, раз и навсегда навести в них такой порядок, чтобы в дальнейшем тратить на его поддержание минимум сил и времени.
Раньше, еще только планируя грандиозное наведение порядка, я очень хотела приобрести очень популярные нынче коробки для хранения сразу всех-всех документов. Они и выглядят эстетично и позволяют хранить в них сразу все имеющиеся документы.
Однако приступив к делу и взвесив все за и против, я поняла,что для меня это не самый лучший вариант. Во-первых, эти системы хранения довольновнушительных размеров (во всяком случае те, что устраивали меня своей вместимостью), и убрать их с глаз долой в моей небольшой квартире некуда, а выставлять на всеобщее обозрение короб с документами — совсем не лучший вариант. Часть документов хранится у меня в выдвижных ящиках письменного стола, куда не влезет ни один короб.
Очевидно, что любые ценные бумаги требуют крайне бережного и внимательного отношения. Ведь их случайная порча или утрата чреваты далеко не радужными последствиями. Изнурительная беготня по инстанциям с целью восстановления заветных свидетельств и удостоверений способна не только отнять у человека уйму времени, но также изрядно потрепать нервы. В данной статье мы расскажем, как хранить документы дома.
При поиске оптимального тайника для бумаг необходимо в первую очередь руководствоваться принципом безопасности. Важно позаботиться о том, чтобы документы не подвергались повреждениям и были скрыты от глаз посторонних людей, будь то наемные работники или воры. Если в доме есть маленькие дети, бумаги, помещенные в нижний ящик стола, могут оказаться разрисованными или разорванными юными непоседами.
Предлагаем ознакомиться: Какие документы нужны для оформления и вступления в наследство у нотариуса
Уместно сказать, что рабочий стол будет не самым безопасным местом для хранения документов. Случайно пролитый кофе или неожиданно налетевший сквозняк с высокой вероятностью приведут к порче ценных бумаг. Кроме того, расположенная на видном месте документация является отличной находкой для нагрянувшего домушника.
Однако не стоит слишком изощряться при обустройстве подходящего «пристанища» для бумаг. Ведь выбранное место должно быть не только безопасным, но и доступным для хозяина. Согласитесь, что ситуации бывают разные и порой ценные документы могут понадобиться в самый неожиданный момент. В случае пожара, землетрясения или любого другого чрезвычайного происшествия на счету будет буквально каждая секунда.
Поиск компромисса между безопасностью и доступностью является хоть и достаточно сложной, но вполне разрешимой задачей. Здесь на помощь особо предусмотрительным людям приходят современные функциональные предметы интерьера, оборудованные специальными тайниками. К их разряду можно отнести полки с выдвижными ящиками, книги-сейфы, розетки-муляжи и прочие хитрые приспособления (фото).
В папках для файлов складывать документацию по видам оплаты. Например, «Водоканал», «Теплосеть», «Телефон» и т.д. Количество и названия папок у вас будет свое.
В папках для файлов в отдельных файлах будет находиться договор с организацией предоставляющей услуги, квитанции на оплату подключения услуги, пломбирования счетчиков, установки оборудования. Так же в отдельном файле квитанции об оплате за текущий год.
Обязательно уточните, сколько хранить квитанции. Обычно это срок 3 года, т.е. по истечении этого срока квитанции можно выкидывать. Но… Дело в том, что бывали случаи, когда старые квитанции помогали в решении спорных вопросов в суде. Так что решать вам, сколько хранить квитанции.
При открытии денежного вклада в банке в обязательном порядке выдают пластиковую карточку. Человек может принести в банк денежную сумму и положить под процент на год, карточка ему не нужна. Поэтому данную карточку убираем вместе с документами по вкладу в файл и в свою личную папку.
- главные (паспорта, ИНН, СНИЛС, свидетельства о рождении и браке и пр.),
- здоровье (медицинские карты, полисы, справки, выписки),
- автомобиль (сервисные книжки, чеки из автомастерских, страховка),
- образование (дипломы, сертификаты, грамоты),
- недвижимость (документы на квартиру, платежки, справки БТИ),
- работа (трудовая книжка, договоры с работодателями, резюме),
- бытовая техника (инструкции, чеки, гарантийные талоны).
Все остальные документы можно каталогизировать таким образом. Заводим специальную папку с множеством файлов внутри. В каждый файлик помещаем документы только одной категории: «Работа», «Банки и кредиты», «Квартира и счета», «Автомобиль и сервис», «Телефон и интернет», «Дети», «Оригиналы», «Копии» и т.д.
Так все ваши бумажки будут под рукой, и найти любую из них труда не составит. Да, и не забудьте подписать каждый файл соответствующим образом. Если же документ требуется очень срочно, просто выньте нужный файл и возьмите с собой целиком – найдете необходимую справку по дороге. Вернетесь домой – вставьте файл на место. Порядок превыше всего.
Что касается вырезок из журналов, я храню их в прозрачных файлах, подшитых в папку. Такую папку легко подписать, а если она жёсткая и их несколько, то их очень удобно хранить стоймя вот в такой подставке для папок. Они бывают разных цветов, так что легко подобрать подходящий для интерьера цвет.
Любимой племяшке такая вот была вручена папочка на праздник 8 марта. Пришла к мысли, что данный формат удобнее хранить и носить в сумке. Кроме того, в папку помещаются другие документы, которые иногда прячутся дома в самых неожиданных местах. Закрывается папка сильным магнитом в обложке, поэтому в сумке точно не раскроется. Декор обложки максимально упрощен.
Личные документы каждого члена семьи удобнее хранить в п ластиковых кармашках с застежкой дома. Так делает моя сестра Регина. Квитанции хранения в файлах. Пластиковая папка с прикрепленными внутри файлами. В них может быть от 10 до файлов. Значит не все в порядке. Мы дома, чуть путешествие свое не сорвали только потому,что я способы уверенна, где лежит один очень нужный документ.
Чеки и квитанции всех более-менее крупных покупок не выбрасывайте в течение 12 месяцев. Если гарантия на некоторые товары превышает один год – сохраняйте подтверждения оплаты соответственно сроку, определённому в гарантийном талоне. Чеки об оплате услуг адвоката, врача, педагога и пр. храните три года. В случае судебных разбирательств и необходимости предоставления оригиналов – сделайте их ксерокопии и оставьте у себя.
Чеки и квитанции более-менее крупных покупок храните в течение года. Если гарантия на некоторые товары превышает 12 месяцев, сохраняйте чеки соответственно сроку, определенному в гарантийном талоне.
Храните договоры подключения всех коммунальных служб: газ, электричество, вода, телефон, интернет, кабельное телевидение и т.д. Квитанции по коммунальным платежам нельзя выбрасывать в течение пяти лет.
Здесь хранится вся информация по счетам в банках, по кредитным картам (можно чеки из банкоматов). Разделение возможно по различным банкам.
Для каждого работающего члена семьи отдельная папка для файлов, в которой хранятся договора, разные «бумажки» о зарплате, возможно резюме.
С течением жизни человек пользуется разными видами услуг, чтобы не забыть место расположение, возможно иметь скидку, а главное телефон фирма имеет визитку. Визитки, банковские карточки, которыми часто пользуется человек оставляем в кошельке.
Карточки, которыми часто пользуетесь, удобно хранить в кошельке
Кошелёк лучше всего брать большой прямой, по размеру денежной купюры с кармашками для того, чтобы вставлять визитки. Материал, цвет и фактура по желанию. Кожаные кошельки стоят дороже, но в носке они не очень практичные, появляются сколы и трещины.
